SimCapture Enterprise avec système d'examens permet aux établissements de réaliser des examens cliniques structurés sur des postes de travail dédiés. Ce guide vous accompagne tout au long du processus de configuration pour la réalisation réussie de ces examens.

Composants et terminologie

• Application Tray : Cette application transforme un ordinateur Windows ou Mac en station d’examen dédiée. Elle s’exécute dans la barre d’état système, connecte le poste de travail à votre environnement SimCapture et affiche l’interface d’examen (apprenant ou simulé). Une fois configurée, elle fonctionne en mode kiosque plein écran, de sorte que le poste de travail sert exclusivement de station d’examen pendant les épreuves.
• Postes d'examen : ordinateurs dédiés exécutant soit l'interface apprenant, soit l'interface SP (patient standardisé).
• Interface apprenant : installée sur les postes de travail situés à l’extérieur de chaque salle d’examen. Elle permet aux apprenants de s’identifier, de remplir les dossiers médicaux électroniques et les évaluations, et d’interagir avec le service d’examen Comet et SimCapture .
• Interface patient : installée sur les postes de travail dans chaque salle d’examen. Permet aux patients de consulter l’état de leur examen et de remplir des questionnaires. Communique également avec Comet Exam Service et SimCapture .

Prérequis

• L'application Tray doit être installée par un administrateur ou un utilisateur disposant des autorisations de lecture/écriture sur le dossier d'installation.
• Pour que l'application Tray se lance automatiquement en mode plein écran, elle doit être ajoutée à la liste des applications de démarrage :
  • Windows : Ajoutez un raccourci vers CloudExamSystem.exe dans C:\ProgramData\Microsoft\Windows\Menu Démarrer\Programmes\Démarrage
  • Mac : Ajoutez l’application aux éléments d’ouverture dans les Préférences Système.
• Un poste de travail dédié sous Windows ou Mac pour les examens.
• Accès réseau à votre environnement SimCapture .
• L'URL de votre SimCapture et les informations relatives à votre point de terminaison régional ont été fournies lors de votre inscription.

Étapes d'installation

1. Téléchargez l'application Tray à partir du lien suivant : https://trayapp-updater.simcapture.com/
2. Installez l'application Tray sur le poste de travail de l'apprenant ou du patient en tant qu'administrateur.
3. Après l'installation, l'application Tray se lance automatiquement et apparaît dans la barre d'état système.
4. Lors du premier lancement, saisissez l'URL SimCapture et les valeurs de configuration régionale correspondant à votre environnement.

Une fois installée, l'application Tray apparaîtra sous forme d'icône dans la barre d'état système. Cliquer sur cette icône affichera plusieurs options de configuration et d'état.

Configuration pour la sensibilisation régionale

Une configuration régionale appropriée garantit une attribution précise des données et un comportement système correct. Les avantages sont les suivants :

• Attribution précise des données
• Clarté organisationnelle
• Amélioration des rapports
• Contrôle d'accès
• Efficacité du soutien

Reconfigurer l'application Tray

Après l'installation :

• Faites un clic droit sur l'icône de l'application Tray dans la barre d'état système.
• Sélectionnez Reconfigurer.
• Veuillez saisir les détails de configuration suivants :
  • Hôte de l'interface utilisateur SimCapture : URL SimCapture de votre établissement
  • Hôte de l'API SimCapture
  • Hôte du système d'examen

Utilisez le tableau ci-dessous pour déterminer les valeurs correctes en fonction de votre région :

Comprendre l'interface de l'application Tray

L'application Tray permet un accès rapide aux fonctions essentielles du terminal et aux indicateurs d'état :

• Version : Affiche la version installée.
• État de la connexion : Affiche soit :
  • "Service d'examen : Connecté"
  • « Service d'examen : Déconnecté »
• Salle : Affiche la salle d'examen à laquelle l'application Tray est enregistrée.
  • Terminal : Indique si la station est configurée en tant qu’interface Learner ou SP.
  • Configurer : Disponible lors d’une nouvelle installation.
  • Configurer le terminal : ce message apparaît lorsque les paramètres de configuration sont enregistrés mais que l’enregistrement est en attente.
  • Reconfigurer : Permet de mettre à jour les paramètres de l’application Tray (rarement nécessaire) en ouvrant la page de configuration de l’API pour modifier les points de terminaison du serveur (régional).
  • Reconfigurer le terminal : reconfigure le terminal enregistré, permettant de définir le numéro de salle et de mettre à jour l'identité du poste (en Apprenant ou SP).
  • Ouvrir : Lance manuellement l’application de la barre d’état système.
  • Quitter : Ferme l'application Tray et la supprime de la barre d'état système.

L'application Tray ne sera pas active tant que :

• Il est enregistré comme centre d'examen.
• Le contenu est configuré dans l'interface de contrôle de la pièce associée.

Utilisation quotidienne

L'application Tray s'exécute en permanence en arrière-plan et ouvre automatiquement l'interface d'examen associée au poste. Cliquez avec le bouton droit sur l' icône de l'application Tray pour accéder aux actions courantes :

Le poste de travail fonctionne par défaut en mode kiosque plein écran afin de maintenir les apprenants pleinement immergés dans l'expérience d'examen.

Mises à jour automatiques

À partir de la version 2.4.0, l'application Tray vérifie automatiquement les mises à jour toutes les quelques heures et installe celles disponibles pendant la nuit, garantissant ainsi la mise à jour des postes d'examen sans intervention manuelle. Lors d'une mise à jour nocturne, l'application peut redémarrer brièvement. Pour éviter toute interruption, veuillez ne pas programmer d'examens pendant cette période. Aucune action n'est requise de la part des administrateurs pour recevoir les mises à jour de l'application Tray.

Enregistrement du centre d'examen

Si plusieurs apprenants utilisent le même poste de travail au cours de la journée, l'application Tray efface automatiquement la session précédente lorsqu'un nouvel apprenant se connecte via l'authentification unique (SSO). Aucune déconnexion manuelle n'est requise entre les participants à l'examen.

L'enregistrement permet d'associer l'application Tray à une salle d'examen et à un rôle spécifiques :

1. Connectez-vous à l'aide d'un compte d'administrateur système.
2. Accédez à Configuration système → Postes d'examen .
3. Cliquez sur S'inscrire .
4. Sélectionnez la salle d'examen appropriée.
5. Choisissez Apprenant ou SP pour le type de station d'examen.
6. Cliquez sur Enregistrer . L'interface sera mise à jour pour refléter le type de terminal sélectionné.
7. Activer le lancement automatique à l'ouverture de session

Utilisateurs Windows

Pour garantir le lancement automatique de l'application Tray :

1. Ouvrez deux fenêtres de l'Explorateur de fichiers :
   1. Fenêtre 1 : C:\ProgramData\Microsoft\Windows\Menu Démarrer\Programmes\Démarrage
   2. Fenêtre 2 : C:\Program Files (x86)\CloudExamSystem
2. Créez un raccourci pour CloudExamSystem.exe.
3. Déplacez le raccourci vers le dossier Démarrage dans Windows 1.
4. Répétez l'opération pour chaque terminal nécessitant un lancement automatique.

Utilisateurs Mac

Pour garantir le lancement automatique de l'application Tray :

1. Ouvrez Paramètres > Général > Éléments d'ouverture et extensions.
2. Cliquez sur le bouton + dans la fenêtre « Ouvrir à l'ouverture de session ».
3. Sélectionnez l'application CloudExamSystem à ajouter à la liste.

Paramètres supplémentaires

• Connexion sans mot de passe : peut être activée via Configuration système → Examens → Autorisations.
• Connexion via SSO : prise en charge.
• Minuteurs, début de la rencontre, avance automatique : configurables dans SimCapture lors de la configuration du déroulement de l’examen.

Conseils de dépannage

Contrôles généraux

• Vérifiez que le service d'examen est bien connecté.
• Si l'interface d'examen n'est pas ouverte, vérifiez que la salle est configurée dans l'interface de contrôle.
• Si la station affiche un écran blanc ou ne parvient pas à se connecter, vérifiez l'URL SimCapture et les paramètres de configuration régionale.
• Si l'icône de l'application dans la barre d'état système n'est pas visible, redémarrez le poste de travail. L'application se lance automatiquement au démarrage.
• Les journaux des applications de la barre d'état système peuvent être collectés par le support technique pour faciliter le diagnostic des problèmes.

Problèmes d'inscription

• Si la configuration n'est pas conservée, vérifiez les valeurs correctes pour :
  • Hôte de l'interface utilisateur SimCapture
  • Hôte de l'API SimCapture
  • Hôte du système d'examen

Chemins d'accès aux fichiers et journaux

Windows :

• Configuration : C:\ProgramData\ SimCapture TrayApp\config.json
• Journaux : C:\ProgramData\ SimCapture TrayApp\logs\

Mac :

• Configuration : /Bibliothèque/Application Support/ SimCapture TrayApp/config.json
• Journaux : /Bibliothèque/Application Support/ SimCapture TrayApp/logs/

Autorisations

Vérifiez que les autorisations de lecture/écriture sont définies sur le dossier d'enregistrement.

Désinstallation

Avant de réinstaller :

• Supprimez tous les dossiers liés à l'application Tray depuis :
  • Windows
    • C:\Program Files (x86)\CloudExamSystem
    • C:\ProgramData\ SimCapture TrayApp
  • Mac
    • /Bibliothèque/Assistance applicative/ SimCapture TrayApp/