SimCapture Enterprise propose des fonctionnalités de calendrier robustes permettant aux administrateurs disposant des droits d'accès de créer, d'approuver, de refuser et de gérer les réservations. L'ajout d'informations détaillées sur les sessions améliore la qualité des rapports opérationnels et l'efficacité du centre de simulation.

Octroi des privilèges de calendrier

Par défaut, tous les administrateurs peuvent demander des réservations. Cependant, seuls ceux qui disposent des droits d'accès au calendrier peuvent les créer, les modifier et les approuver.

Comment accorder des privilèges d'accès au calendrier :

1. Accédez à Paramètres système > Utilisateurs et sécurité > Calendrier .
2. Sélectionnez Modifier .
3. Recherchez et sélectionnez l'administrateur souhaité.
4. Sélectionnez Enregistrer .

Conseil : Les administrateurs système peuvent attribuer des droits d'accès au calendrier à des utilisateurs individuels ou à tous les administrateurs.

Aperçu de la page Calendrier

Accédez au calendrier depuis la barre de navigation globale. Vous pouvez l'afficher en :

• Mois
• Semaine
• Jour
• Prochain
• Ressource (idéale pour repérer les conflits)

Caractéristiques principales :

• Ajouter/modifier des réservations
• Exporter les calendriers ou les données brutes
• Consulter les rapports
• Naviguer à travers les périodes temporelles

Conseil d'exportation : Utilisez le lien iCalendar pour synchroniser les calendriers externes. La synchronisation reste active sauf si le jeton est réinitialisé.

Création et gestion des réservations

Ajouter une réservation :

1. Sélectionnez « Ajouter une réservation » sur la page Calendrier.
2. Remplissez les champs obligatoires.
3. Choisissez une couleur pour catégoriser l'événement.
4. (Facultatif) Activer l'auto-inscription des participants et définir les créneaux disponibles.
5. Sélectionnez Enregistrer .

Utilisez un préfixe de recherche dans le titre (par exemple, « NURS 101 – Nom du scénario ») pour faciliter sa recherche ultérieure.

Modifier une réservation :

1. Sélectionnez la réservation.
2. Sélectionnez Plus de détails .
3. Sélectionnez l'icône en forme de crayon à côté du champ que vous souhaitez modifier.
4. Sélectionnez Enregistrer .

Activer l'option « Événement sur plusieurs jours »

Notez que cette option est désactivée par défaut et fonctionne indépendamment de la fonctionnalité Événements de rotation.

1. Connectez-vous à SimCapture Enterprise Cloud.
2. Accédez à l'onglet Calendrier et sélectionnez Ajouter une réservation ou sélectionnez une réservation existante à modifier.
3. Localisez l'option « Événement sur plusieurs jours ». – Sur le formulaire de réservation, trouvez l'option « Rendre cette réservation sur plusieurs jours » près des champs de date.
4. Sélectionnez le bouton pour l'activer. - Lorsqu'il est activé, un champ « Date de fin » apparaîtra sous la date de début.
5. Définissez la date de fin.
6. Saisissez la date de fin souhaitée pour votre événement. – Si l’option reste désactivée, la date de fin correspondra automatiquement à la date de début.
7. Détails de la réservation - Remplissez les autres champs obligatoires (lieu, ressources, participants).
8. Veuillez vérifier les détails de votre événement.
9. Enregistrez votre réservation - Sélectionnez Enregistrer pour finaliser l'événement de plusieurs jours.

Recherche de réservations

Utilisez le champ « Titres des sessions de recherche » ou les filtres pour localiser les réservations par :

1. Cours
2. Participants
3. Personnel de soutien/Faculté
4. Lieux
5. Organisations
6. Simulateurs
7. Inventaire

Conseil : Établissez des conventions de dénomination telles que « NURS », « PEDS » ou « ED » pour simplifier les recherches.

Détection des conflits de réservation

Si une réservation chevauche une réservation existante (même date, heure et lieu), un avertissement s'affichera. Les administrateurs du calendrier peuvent alors choisir de la modifier et d'effectuer une double réservation si nécessaire.

Planification de réservations multiples ou rapides

Copie d'une réservation existante :

1. Sélectionnez la réservation.
2. Sélectionnez Plus de détails > Copier .
3. Sélectionnez une nouvelle date.
4. Sélectionnez à nouveau Copier .

Planification rapide (vues Mois/Semaine/Jour/Ressources) :

1. Sélectionnez une date et faites glisser légèrement le champ jusqu'à ce qu'il devienne gris.
2. Relâchez le bouton de la souris pour ouvrir le formulaire « Créer une réservation » .
3. Sélectionnez Ajouter des détails > Confirmer .

La vue Ressources est particulièrement utile pour repérer les conflits entre salles ou simulateurs.

Planification des équipements lourds

Lors de la réservation de matériel comme la caméra A, le moniteur B ou le kit d'éclairage C, un message d'avertissement s'affiche désormais si le matériel est déjà réservé pour la période sélectionnée. Notez que si vous réservez deux fois le même consommable, cet avertissement ne s'affiche pas.

Consultation et impression des réservations

• Passez votre souris sur une réservation pour prévisualiser les informations concernant l'animateur et les participants.
• Pour imprimer un planning journalier :

1. Allez dans Calendrier > Imprimer le planning .
2. Sélectionnez une date.
3. Sélectionnez Imprimer .
4. Un fichier .zip contenant un planning au format PDF sera téléchargé.

Si le téléchargement échoue, vérifiez les paramètres de blocage des fenêtres contextuelles de votre navigateur.

Exportation des données du calendrier

• Planification d'exportation : Génère un lien pour la synchronisation avec des calendriers externes (format iCalendar).
• Exporter les données brutes : Téléverse un fichier Excel contenant les données détaillées des réservations.

Besoin d'aide pour gérer votre calendrier ou résoudre un problème de réservation ? Utilisez le bouton « Commentaires » ou contactez votre administrateur SimCapture .