SimCapture Enterprise offre des fonctionnalités de calendrier aux administrateurs disposant de privilèges de calendrier pour créer, approuver, refuser et modifier des réservations. L'ajout d'informations relatives aux sessions améliorera les données pour les rapports opérationnels après les sessions.

Octroi de privilèges de calendrier

Tous les administrateurs peuvent demander l'ajout de réservations au calendrier. L'administrateur système peut accorder des privilèges de calendrier pour permettre à d'autres utilisateurs de créer, modifier et accepter des demandes de réservation. Cette autorisation peut également être étendue à tous les administrateurs.

Les administrateurs peuvent être recherchés par nom et ajoutés individuellement. L'administrateur système peut également attribuer le rôle d'administrateur pour accorder à chaque administrateur des droits de gestion du calendrier.

Étapes pour accorder des privilèges de calendrier :

1. Dans le menu Utilisateurs et sécurité , situé dans Paramètres système , sélectionnez Calendrier .
2. Cliquez sur Modifier .
3. Recherchez et sélectionnez l’administrateur souhaité.
4. Cliquez sur Enregistrer .

Aperçu de la page du calendrier

Les administrateurs peuvent accéder au calendrier via la barre de navigation globale et le visualiser par mois, jour, semaine, à venir ou ressource. Les boutons de navigation permettent de naviguer entre les jours, les semaines, les mois ou les ressources. Ils peuvent également ajouter des réservations, exporter des plannings, consulter des rapports et exporter des données brutes.

Remarque : Lors de l'exportation d'un planning, l'utilisation du lien pour copier et importer le calendrier le maintient synchronisé avec SimCapture , sauf si le jeton est réinitialisé. La fréquence des mises à jour dépend de l'application de calendrier utilisée.

Cliquer sur « Retour au calendrier » pendant une réservation vous ramènera à la vue du jour/de la semaine/du mois en cours.

Créer, modifier et rechercher des réservations

Les réservations du calendrier offrent aux administrateurs un aperçu précieux des activités à venir au centre de simulation, dont certaines informations sont accessibles dans le portfolio des participants. Ces réservations peuvent également fournir aux administrateurs système des données de reporting importantes concernant l'organisation, le cours, le personnel de soutien/enseignant, l'inventaire et l'utilisation du simulateur.

Il est conseillé d'inclure autant d'informations que possible lors de la création d'une réservation, car cela améliorera l'utilité des rapports générés.

Ajout d'une réservation de calendrier

Les administrateurs peuvent accéder à la page Calendrier et ajouter une réservation en cliquant sur « Ajouter une réservation » . Après avoir rempli les champs obligatoires, ils peuvent enregistrer la réservation. Pour faciliter la distinction entre les différentes catégories, plusieurs options de couleur sont disponibles.

Les utilisateurs administratifs peuvent activer l'auto-inscription des participants en activant le commutateur Autoriser l'auto-inscription des participants , en définissant le nombre d'emplacements disponibles et en ajoutant des participants à l'événement.

Si vous êtes administrateur sans autorisation de calendrier, vous pouvez demander une réservation, mais celle-ci doit être approuvée par un administrateur disposant des autorisations de calendrier. En attendant l'approbation, la demande de réservation apparaîtra grisée.

Il est utile de nommer la réservation avec un préfixe consultable, tel que NURS 101 (nom du scénario) ou ED (nom du scénario) , car ces préfixes aideront à localiser des réservations spécifiques.

Une fois la réservation enregistrée, l'administrateur peut modifier l'aperçu, les détails, les personnes et la configuration de la salle en cliquant sur l'icône en forme de crayon pour apporter des modifications, puis en les enregistrant.

Détection des conflits de réservation

Un avertissement s'affichera si vous tentez de programmer une réservation en double avec la même date, la même heure et le même lieu qu'une réservation existante. Cependant, un administrateur de calendrier peut ignorer cet avertissement et procéder à des réservations en double s'il le souhaite.

Planification de plusieurs réservations du même événement

Les administrateurs peuvent rapidement planifier une réservation grâce aux vues Mois, Semaine, Jour et Ressources, avec un minimum d'informations. La vue Ressources est particulièrement utile pour identifier les conflits potentiels.

Copier une réservation existante

Pour copier une réservation existante, suivez ces étapes.

1. Cliquez sur la réservation en cours.
2. Cliquez sur Plus de détails .
3. Cliquez sur Copier .
4. Sélectionnez une nouvelle date pour l'événement.
5. Cliquez à nouveau sur Copier .

Planifier une réservation « rapide »

Les administrateurs peuvent rapidement ajouter une réservation au calendrier grâce aux vues Mois, Semaine, Jour et Ressources, qui offrent des informations limitées. La vue Ressources est utile pour identifier les conflits potentiels lors de la gestion du calendrier.

Planification d'une réservation à l'aide de la vue mensuelle

1. Cliquez sur Mois dans la vue du calendrier.
2. Sélectionnez la date de réservation souhaitée, déplacez légèrement votre curseur jusqu'à ce que le champ devienne gris, puis relâchez le bouton de la souris.
3. Une demande de création de réservation s'ouvrira pour que vous puissiez la remplir.
4. Cliquez sur Ajouter des détails .
5. Cliquez sur Confirmer pour enregistrer la réservation.

Ces étapes peuvent également être appliquées lors de la planification des réservations dans les vues Semaine, Jour et Ressources. Notez que l'utilisation de la vue Ressources permet d'identifier rapidement les doubles réservations potentielles pour des emplacements spécifiques.

Modifier une réservation existante

Les administrateurs peuvent modifier une réservation en :

1. En cliquant sur la réservation.
2. Cliquez sur Plus de détails .
3. Cliquez sur l'icône en forme de crayon à côté du champ que vous souhaitez modifier.
4. Cliquez sur Enregistrer .

Recherche d'une réservation existante

Les administrateurs peuvent filtrer le calendrier pour des réservations spécifiques, ce qui est utile lorsque de nombreux utilisateurs y accèdent. Vous pouvez rechercher une réservation à l'aide du champ de recherche ou des filtres situés en dessous. Le champ de recherche est fonctionnel pour toutes les vues du calendrier : Mois, Jour, Semaine et Ressource.

L’établissement d’une convention de dénomination, telle que NURS, PEDS, SURG, ICD, ED, etc., peut simplifier le processus de recherche de réservations.

Utilisation du champ Rechercher les titres de session pour localiser les réservations

Pour trouver les titres de session de recherche sur la page du calendrier, utilisez les flèches rouges. Commencez à saisir le titre de la réservation ; au fur et à mesure que vous saisissez des informations, le calendrier filtrera les résultats jusqu'aux événements spécifiques. Pour une recherche plus précise, assurez-vous que le titre est correctement orthographié et respecte la casse.

Une fois que vous avez trouvé l’événement souhaité, cliquez dessus.

Utiliser des filtres pour rechercher des réservations

Les administrateurs peuvent également utiliser des filtres pour rechercher des réservations par cours, participants, personnel de soutien/enseignant, lieux, organisations, simulateurs et articles en stock. Sélectionnez simplement les filtres souhaités, puis choisissez la réservation souhaitée.

Consultation d'une réservation

Pour gagner du temps, vous pouvez survoler votre réservation programmée pour voir des informations supplémentaires sur les animateurs et les participants dans l'état de survol.

Imprimer une réservation

Vous pouvez imprimer votre emploi du temps quotidien et l'afficher sur les portes des salles d'examen pour une consultation facile. Suivez ces étapes :

1. Cliquez sur Calendrier dans la barre de navigation globale.
2. Cliquez sur Imprimer le calendrier .
3. Sélectionnez la date que vous souhaitez imprimer.
4. Cliquez sur Imprimer .

Un fichier .zip sera généré et téléchargé, contenant un PDF de votre emploi du temps quotidien, qui comprend le créneau horaire, le titre, le cours, le scénario, l'étudiant et le patient/professeur de soutien.

Remarque : si le téléchargement échoue après avoir cliqué sur Imprimer le calendrier , assurez-vous que vos bloqueurs de fenêtres contextuelles sont désactivés.

Exporter un calendrier

Dans le calendrier, vous pouvez exporter un planning ou des données brutes.

• Exporter un planning : ce lien vous permet d'accéder à votre calendrier depuis d'autres applications. Vous pouvez copier-coller ce lien dans n'importe quel calendrier prenant en charge le format iCalendar. Pour trouver ce lien, accédez à Calendrier > Exporter le planning .
• Exportation des données brutes : cette option vous permet d'exporter l'intégralité de votre calendrier vers une feuille Excel avec des colonnes étiquetées. Pour cela, accédez à Calendrier > Exporter les données brutes > Télécharger .