La planification par rotation est une fonctionnalité puissante conçue pour simplifier la mise en place et l'exécution des ECOS (examens cliniques objectifs structurés) — en centre et à distance.

Il vous permet de gérer efficacement les apprenants, les patients standardisés (PS), les scénarios, les salles et les créneaux horaires , tout en faisant tourner automatiquement les apprenants à travers toutes les rencontres requises.

Quand utiliser la planification par rotation

Utilisez la planification par rotation lorsque vous en avez besoin :

• Organiser des examens cliniques objectifs structurés (ECOS) à grand nombre d'apprenants et dans plusieurs salles.
• S'assurer que chaque apprenant réalise tous les scénarios requis.
• Réduisez le temps d'installation et les erreurs de configuration.
• Appliquer une organisation cohérente en termes de timing, de scénarios et de tâches dans toutes les salles.
• Détecter et résoudre les conflits de planification avant le déroulement de l'événement.

La planification par rotation est idéale pour les flux de travail basés sur les examens, où les salles restent fixes et où les apprenants alternent entre les différentes situations.

Accès et prérequis

Pour utiliser la planification par rotation, vous devez disposer de :

• Système d'examen SimCapture Enterprise
• Autorisations administratives pour gérer les cours et les événements du calendrier
• Au moins un scénario incluant un patient standardisé (PS) répertorié

Principaux avantages

Avec la planification par rotation, vous pouvez :

• Créer un type de réservation OSCE dédié
• Attribuer les apprenants, les patients simulés et les scénarios à des salles et des créneaux horaires spécifiques.
• Faire tourner automatiquement les apprenants à travers les scénarios
• Inscription automatique des étudiants aux postes d'examen lors de l'utilisation d'une planification par rotation pour les examens en centre.
• Configurez toutes les salles pour un créneau horaire en un seul clic.
• Utilisez l'assistant intégré pour détecter les conflits de planification.
• Réduisez les réglages manuels et les modifications de dernière minute

Comment mettre en place un système de rotation des horaires

Étape 1 : Accéder à l’agenda

1. Connectez-vous et accédez à l'onglet Cours
2. Choisissez votre cours
3. Faites défiler jusqu'au module Agenda et sélectionnez « Accéder à l'agenda complet ».
4. Sélectionner un nouvel événement de rotation

Étape 2 : Configuration de l'événement

1. Définissez les dates et heures de début et de fin.
2. Définir la durée de la session
   (Ceci inclut le temps écoulé entre la connexion de l'apprenant et le débriefing.)
3. Sélectionnez Suivant

Étape 3 : Sélectionner les chambres

Choisissez le mode de passation de votre examen OSCE :

• Chambres isolées
  • Veuillez indiquer le nombre de chambres requises.
• Chambres du centre
  • Sélectionnez les pièces dans la liste et déplacez-les vers la colonne active.

Étape 4 : Ajouter des patients

1. Sélectionnez un ou plusieurs patients (SP) liés à vos scénarios.
2. Utilisez les flèches pour les ajouter ou les supprimer de l'événement.

Étape 5 : Ajouter des apprenants

1. Sélectionnez les apprenants dans la liste des participants au cours
2. Utilisez les flèches pour les ajouter ou les retirer de l'événement.

Étape 6 : Configurer les rencontres

Chaque créneau horaire et chaque salle nécessitent une configuration de rencontre.

1. Pour réserver un créneau horaire et une salle, sélectionnez + Ajouter
2. Choisir:
   • Scénario
   • Patient
   • Apprenant
3. Sélectionnez Soumettre

Vous pouvez modifier , supprimer ou copier/coller les rencontres entre les créneaux horaires selon vos besoins.

Rotation automatique des apprenants

Pour accélérer l'installation, vous pouvez utiliser la rotation automatique :

1. Attribuez un créneau horaire avec un scénario, un patient simulé et un apprenant.
2. Sélectionner Rotation
3. Le système remplit automatiquement les créneaux horaires restants.
4. Répétez l'opération au besoin jusqu'à ce que tous les apprenants soient inscrits.

Ajouter des pauses ou appliquer des paramètres à plusieurs plages horaires

• Ajouter une pause – Insérer des pauses programmées entre les sessions (pour le repos du stagiaire ou de l'apprenant)
• Coller à tous les créneaux horaires – Appliquer la même configuration de rencontre à tous les créneaux horaires d'une salle

Enregistrer et soumettre l'événement

• Votre travail est automatiquement enregistré si vous quittez la page.
• Sélectionnez « Soumettre » pour finaliser le planning.
• Prenez connaissance des avertissements et sélectionnez Enregistrer

Avant de poursuivre, veuillez confirmer :

• Tous les apprenants sont programmés
• Tous les créneaux horaires sont réservés.
• Il ne reste plus aucun conflit

Organiser l'événement de rotation

Quand vient le moment de passer l'examen OSCE :

1. Accédez à l'onglet Contrôle
2. Sélectionnez « Voir l’horaire »
3. Mettez en valeur votre événement de rotation
4. Sélectionnez Appliquer

Cela configure automatiquement toutes les salles avec le scénario, le patient et l'apprenant appropriés pour chaque créneau horaire.

Et ensuite ?

Après avoir appliqué le calendrier, vous pouvez :

• Surveillez les rencontres au fur et à mesure de leur déroulement.
• Assurez-vous que les apprenants effectuent une rotation correcte
• Examiner les évaluations et les données d'examen après la fin des travaux