Les organisations permettent de contrôler les lieux que les utilisateurs peuvent voir et utiliser dans SimCapture. Tandis que les autorisations déterminent les actions qu'un utilisateur peut effectuer, les affectations organisationnelles déterminent les lieux auxquels il a accès. Cette distinction s'avère utile pour limiter les activités d'enregistrement, de diffusion en direct ou de gestion de session à des salles ou des espaces spécifiques.

Comment fonctionnent les affectations d'organisation de localisation

Dans la configuration système, les administrateurs peuvent associer une organisation à un emplacement. Lorsqu'un emplacement est attribué à une organisation, seuls les utilisateurs appartenant à cette organisation peuvent voir et accéder à cet emplacement.

Cela signifie que l'appartenance à une organisation agit comme un filtre de visibilité au niveau de la localisation. Les utilisateurs qui ne sont pas membres de l'organisation associée ne verront pas la localisation sur le tableau de bord et ne pourront pas l'utiliser pour enregistrer ou diffuser des activités en direct.

Exemple

Un établissement souhaite que deux administrateurs gèrent la diffusion en direct dans une seule salle de simulation et les empêche d'accéder à toutes les autres salles.

Une approche courante consisterait à:

• Créez une organisation dédiée, telle que les administrateurs de salles de diffusion en direct .
• Attribuez l'emplacement souhaité à cette organisation.
• N'ajoutez à cette organisation que les deux administrateurs désignés.
• Attribuez tous les emplacements restants à une organisation distincte utilisée par d'autres administrateurs.

Par conséquent:

Relation entre les autorisations et les affectations organisationnelles

On nous demande souvent si les autorisations d'accès aux cours prévalent sur les restrictions de localisation liées à l'organisation. La réponse est non.

Les autorisations telles que « Démarrer », « Rejoindre » et « Gérer les sessions de cours » déterminent les actions qu'un utilisateur peut effectuer au sein d'un cours. Elles ne donnent pas accès aux emplacements masqués par les affectations de l'organisation.

Par exemple:

• Un utilisateur peut être autorisé à démarrer et à gérer des sessions de cours.
• Toutefois, s'ils ne font pas partie de l'organisation associée à un lieu, ce lieu ne leur sera pas accessible.
• Comme l'emplacement n'est pas visible, ils ne peuvent pas utiliser cette pièce pour des enregistrements, des diffusions en direct ou des activités de session.

Voyez les choses ainsi :

• Les autorisations déterminent les capacités.
• Les organisations associées aux sites déterminent la visibilité et l'accès à ces sites.

L'utilisateur doit satisfaire aux deux exigences :

1. Disposer des autorisations nécessaires pour accomplir cette action.
2. Accès au lieu grâce à l'adhésion à l'organisation.

Comprendre la différence entre l'accès au cours et l'accès à la session

Lors de la gestion des autorisations, il est important de comprendre la différence entre l'accès au niveau du cours et l'accès au niveau de la session .

Propriétaires et contributeurs de cours

Les propriétaires et les contributeurs de cours disposent d'autorisations qui s'appliquent à l'ensemble du cours et à son contenu associé.

Ces autorisations permettent de contrôler des actions telles que :

• Visionnage des enregistrements
• Gestion des participants
• Gestion des évaluations
• Exécution des rapports
• Gestion des séances de cours

Propriétaires et contributeurs de la session

Les droits d'accès des propriétaires et des contributeurs de session sont distincts des autorisations au niveau du cours et s'appliquent uniquement à une session enregistrée individuelle.

Un contributeur à une session peut se voir accorder l'accès à une session d'enregistrement spécifique sans pour autant recevoir l'accès aux autres sessions du même cours.

Comment les contributeurs au cours influencent l'accès aux sessions

Lorsqu'une session est associée à un cours, les utilisateurs désignés comme contributeurs au cours sont automatiquement inclus dans la liste des personnes de la session en fonction de leurs autorisations au niveau du cours.

Par exemple, si un contributeur de cours a l'autorisation de visionner les enregistrements d'un cours, cet accès est automatiquement appliqué aux sessions associées à ce cours.

La section « Contributeurs à la session » de l'onglet « Personnes » de la session vous permet d'ajouter des utilisateurs supplémentaires à une session spécifique si nécessaire.

Cela permet de :

• Autoriser l'accès à une seule séance d'enregistrement sans donner accès à l'intégralité du cours.
• Inclure les évaluateurs, les examinateurs ou les membres du corps professoral qui n'ont besoin d'accéder qu'à une session particulière.
• Maintenir des autorisations d'accès plus générales pour les cours, distinctes des exigences d'accès à une session unique.

Les autorisations par défaut constituent un point de départ

De nombreuses organisations utilisent les paramètres d'autorisation par défaut pour simplifier la gestion des cours.

Les autorisations par défaut sont conçues pour appliquer un ensemble recommandé de droits d'accès lorsqu'un contributeur à un cours est ajouté. Ces paramètres contribuent à réduire les efforts administratifs en garantissant que la plupart des utilisateurs disposent des autorisations dont ils ont généralement besoin.

Cependant, les autorisations par défaut ne sont pas permanentes et ne sont pas immuables .

Les administrateurs peuvent modifier à tout moment les autorisations des contributeurs individuels au cours afin de répondre aux besoins spécifiques de ce cours.

Considérations importantes

• L'attribution des emplacements en fonction de l'organisation contrôle la visibilité des emplacements.
• Les autorisations ne permettent pas de contourner les restrictions d'accès à la localisation.
• L'accès au niveau du cours et au niveau de la session est géré séparément.
• Les contributeurs au cours peuvent automatiquement accéder aux sessions associées en fonction de leurs autorisations d'accès au cours.
• Il est possible d'ajouter des contributeurs à des sessions individuelles sans pour autant leur accorder un accès plus large au cours.
• Les paramètres d'autorisation par défaut peuvent toujours être ajustés pour chaque utilisateur ou pour chaque cours.
• Le filtrage des organisations est actuellement basé sur la localisation et ne propose pas de restrictions horaires. Si un utilisateur a accès à un lieu, il peut généralement y accéder dès lors qu'il dispose des autorisations requises.

Meilleures pratiques

Utilisez les affectations d'organisation pour contrôler les emplacements auxquels les utilisateurs peuvent accéder et les autorisations pour contrôler les actions qu'ils peuvent effectuer dans ces emplacements et ces cours.

Configurer conjointement les affectations d'organisation et les autorisations par défaut des contributeurs de cours offre une méthode évolutive pour gérer les accès tout en réduisant les efforts administratifs continus.

Si les utilisateurs signalent qu'ils ne trouvent pas un emplacement sur leur tableau de bord, vérifiez les deux points suivants :

1. Leurs adhésions à des organisations.
2. L'organisation associée au lieu.

Dans de nombreux cas, un problème de visibilité de la localisation est dû à une inadéquation organisationnelle plutôt qu'à un manque d'autorisation.